A conceito do 5S é um elemento fundamental no desenvolvimento do Sistema Lean.
O 5S implementado corretamente é a base da estabilidade do processo e ajuda no combate às perdas, além de:
- Melhorar a qualidade
- Aumentar a produtividade
- Reduzir o custo
- Melhora a segurança
A origem do 5S
O 5s foi criado no Japão com o objetivo de possibilitar um ambiente de trabalho adequado para uma maior produtividade.
Isto ocorreu no início da década de 50, em um momento de crise no qual o país tentava se reerguer da derrota sofrida na segunda guerra mundial e precisava, sem investimentos, competir com a Europa e Estados Unidos.
A denominação 5s é devida das cinco atividades iniciadas pela letra “S”, quando nomeadas em japonês. Em português, para se manter o significado acrescentou-se o termo “Senso” :
Seiri = Senso de Utilização, seleção, classificação
Seiton = Senso de Ordenação, Arrumação, Organização
Seiso = Senso de Limpeza, Inspeção
Seiketsu = Senso de Padronização
Shitsuke = Senso de Autodisciplina, Auto controle, Respeito
O Foco do 5S
- Ação contínua na organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina como forma de mudar a maneira como as pessoas encaram seu trabalho e o que fazem.
- É uma estratégia gerencial de melhoria voltada para a ação, que busca a eliminação dos desperdícios.
Entenda agora um pouco mais sobre a metodologia 5S e veja dicas para implementá-la na sua organização:
Seiri – Senso de Utilização, seleção, classificação
“Separar somente o necessário para execução da atividade.”
O senso de utilização destaca a importância de usar, com equilíbrio e consciência, materiais, ferramentas, equipamentos ou documentos, por exemplo. Para isso, é importante definir quais itens são necessários de verdade para o funcionamento da empresa e para a rotina dos funcionários. Se ele não for preciso deve ser descartado, assim facilitará o controle de estoque, organização e limpeza do ambiente de trabalho e melhor controle no geral.
Dicas:
- Remova o que não é necessário.
- Se estiver incerto, decida.
- Consiga o que está faltando e guarde o que é necessário.
Perguntas que podem ajudar:
- Para cada atividade devemos ter apenas uma coisa, se temos mais de uma, devemos ter uma explicação/razão. A razão está correta?
- Estamos utilizando os recursos adequadas?
- Precisamos de algo que não está próximo?
- Nós estamos contornando os problemas ou estamos mostrando para que sejam resolvidos?
Seiton – Senso de Ordenação, Arrumação, Organização
“Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”
O objetivo deste pilar é facilitar o acesso, reposição e aumento de eficiência.
Dicas: Tudo que foi separado dever estar:
- Ao alcance dos braços: Posição correta e identificada.
- Rapidamente acessível: Pela frequência de uso.
- Facilmente acessível: Em uma posição ergonômica.
Perguntas que podem ajudar:
- Como tudo deve estar posicionado para que tenhamos um posto de trabalho funcional?
- Esta é a melhor posição para as ferramentas?
Seiso – Senso de Limpeza, Inspeção
“A melhor limpeza, é aquela que eu não preciso fazer”
Usar sem sujar, atacar as fontes de sujeira, manter limpo.
Nesta etapa, inicia-se o processo de manter a área conforme organização estabelecida na etapa anterior. Este processo é finalizado na passo 5, onde uma estrutura de auditorias mais robusta será implantada.
A limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma mera atividade condicional ou mediante situações graves de desordem.
Um padrão de limpeza deve ser estabelecido, esclarecendo:
- Onde limpar
- Como Limpar
- Executante
- Frequência da limpeza
A condição de limpeza desejada deve ser referenciada através de um padrão.
Em todo momento, principalmente durante a execução do padrão de limpeza, anomalias devem ser identificadas com a finalidade de ajustar a nova ordem estabelecida.
Dicas:
- Saber usar, sem sujar. Ao limpar, atacar as fontes de sujeira.
- Sujeira esconde problemas!
- Inspeções acham problemas! Limpar é inspecionar
- Facilite a inspeção! Elimine a causa raiz do problema
- Assegure a maneira correta e a frequência correta!
ATUALIZE AS ROTINAS DE LIMPEZA E MANUTENÇÃO.
Seiketsu – Senso de Padronização
Padronizar para manutenção dos três primeiros S´s.
Novas regras e métodos de organização e limpeza foram criados. Treinamentos precisam ser ministrados para garantir a capacitação dos usuários em respeitar estes novos padrões.
O Objetivo é Padronizar e manter os três primeiros “S” no dia a dia, além de cuidar da saúde do corpo e da mente.
O melhor padrão é claro e autoexplicativo. É uma forma lógica de realizar uma tarefa.
Dicas
O que não pode faltar nesta etapa!
- Regras de limpeza e organização
- Relação dos procedimentos criados
- Implantação da comunicação visual
- Plano de treinamento concluído
- Torne óbvio o que é necessário para manter o estado atual.
- Esclareça quem faz: o que, como e quando.
- Crie uma maneira para fazer o follow-up do padrão, de forma a mantê-lo sempre atualizado.
- Pratique o genba walk e gestão à vista.
Shitsuke – Senso de Autodisciplina, Autocontrole, Respeito
Cumprir o que está estabelecido. Aplicação contínua.
Refere-se à manutenção dos padrões, não permitindo um regresso às antigas práticas. A melhor ferramenta é incentivar um plano de auditorias internas. Para isso, alguns pontos devem ser considerados, como a preparação do check-list de auditorias, formação dos auditores e definição do cronograma de auditorias.
Dicas
Como preservar o padrão alcançado com os 4S anteriores?
- Crie um ambiente e pré-requisitos para mudar velhos hábitos.
- Liderança instruindo e orientando o time a manter o 5S.
- A aplicação contínua dos 5S sustenta e melhora o nível alcançado!
O 5S é a base para estabilidade de qualquer processo.
A essência do 5S é a criação de novos e bons hábitos, que vão apoiar na busca de se elevar o nível de qualquer processo, seja em produto ou serviço através da eliminação dos desperdícios.
Os padrões estabelecidos são a “cunha” que sustentam a nova situação.
Os Bons hábitos evitam que a cunha escorregue (sustentabilidade).
Quer saber ainda mais sobre o tema?
Paulo Ghinato, Ph.D. SEO da Lean Way Consulting falou sobre 5S em sua última live.
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