Origens da Mentalidade A3

Tem este nome pois é reportado/apresentado numa folha de papel formato A3. Surgiu nos Círculos de Controle da Qualidade da Toyota (1960) como parte dos esforços para resolução científica dos problemas (PDCA!).
Permitia aos times agrupar as mais importantes informações em uma única folha de papel para facilmente ler, entender e tomar decisões.

Mentalidade x Relatório

Mentalidade A3

O Mindset/Pensamento: Modelo Mental de melhoria de processos e/ou resolução de problemas baseado no ciclo PDCA.

PDCA (Ciclo de Shewhart): Método de gestão utilizado para a melhoria contínua dos processos/ produtos, composto por 4 etapas (Planejamento, Execução, Controle e Ação/Ajuste).

Relatório A3 – O Método: Ferramenta de gestão que resume/materializa o Ciclo PDCA em um único documento.

O Relatório A3

Conta a história (de forma “persuasiva”)  e consolida grande quantidade de informações, de diversas fontes, permitindo decidir com rapidez. Além disso, oferece uma visão clara e concisa do que se pretende tratar permitindo compartilhar e revisar o processo com os outros. O relatório A3 engaja os envolvidos, solicitando feedback e apoio. Segue fielmente o processo PDCA e cabe em uma página (tamanho A3: 297 x 420 mm).

O Relatório A3 – Propósitos & Tipos

A3 de Condição/Situação (Status) = Informa o status de um determinado projeto ou problema

A3 de Solução de Problemas = Utilizado para resolver um problema específico de um processo

A3 de Proposta = Utilizado para planejar a melhoria dos processos, a fim de melhorar seu desempenho.

Para cada tipo de A3 temos uma estrutura e conteúdo específicos, mas sempre para fazer valer (rodar!) o PDCA!

O Quê o Relatório A3 Proporciona

  • Uniformidade de linguagem e abordagem
  • Integração das várias peças e fontes de informação (síntese)
  • Destaca (representando) os pontos chave para o perfeito entendimento (destilação)
  • Clara e eficiente comunicação visual (visualização)
  • Sistemático uso de “dados e fatos” (objetividade)

Características do Relatório A3 – Os 7 Elementos Essenciais

  1. Raciocínio Lógico: Garante que o problema seja tratado de forma completa e estruturada, seguindo o método PDCA.
    2. Objetividade: Facilita e agiliza o entendimento através do uso de dados e fatos.
    3. Resultados & Processos: Permite atingir resultados “através dos processos certos”; é o “foco dual” (resultado E processo).
    4. Síntese, Destilação & Visualização: Resume uma grande quantidade de informações. 5. Alinhamento: Obtém consenso da equipe envolvida através da prática do feedback e apoio (nemawashi / ringi / catchball).
    6. Coerência & Consistência: Facilita o entendimento do A3 devido a uma linguagem estruturada e padronizada com uma sequência lógica dos blocos do A3.
    7. Visão Sistêmica: Permite entendimento do impacto das ações na organização e como as mudanças propostas se encaixam no contexto e afetam outras partes da organização (ringi / nemawashi).

Relatório A3 – Análise Crítica

A mentalidade A3 (PDCA) aparece claramente (função de cada bloco e coerência/conexão entre eles)? •
Denota esforço para ser visual (Me De Miru), conciso e objetivo?
Deu para entender “the big picture” de forma clara e inequívoca?
Dá para contar o “business case” como se fosse uma “pequena história” (transição fluida entre os blocos) (10’)?
A história é “persuasiva”?

Armadilhas na Aplicação do A3

  • Construir o A3 para o dono do processo (não tem problema… eu faço “só o esqueleto para você”…)
  • Construir o A3 sozinho… sem compartilhar, sem buscar consenso e sem validar…;
  • Encarar o A3 apenas como um “formulário” a ser preenchido (“nós já fazemos tudo o que precisa… o A3 é só para formalizar!!!”)
  • Não gerenciar o processo de mudança ou a solução do problema a partir do A3; deixa-lo na gaveta ou empoeirado num quadro no fundo da sala; A3 tem que estar à vista de todos… no genba!
  • Construir um A3 com um P extremamente robusto e negligenciar DCA
  • Não entender que o formulário é apenas uma pequena parte “visível” do “Modelo Mental A3”

Você precisa de:

  • Um time focado e preparado para atuar no problema/ projeto
  • Reuniões de trabalho
  • Sistemática de follow-up (nemawashi, ringi, justificativas, reuniões de f’up e avaliação, catchball)
  • Recursos (humanos, técnicos, financeiros)
  • Ancoragem do seu A3 no A3 do elo superior

Quer saber ainda mais sobre o tema?
Paulo Ghinato, Ph.D. SEO da Lean Way Consulting falou sobre Mentalidade A3 em uma de suas lives.
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